การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ (Solving Business Problems with Information Systems)
กรณีศึกษาจริง
Camelot Music : แก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
บริษัท : คามิลอทมิวสิค ตั้งอยู่ที่นอร์ธแคนตัน รัฐโอไฮโอ ทำกิจการค้าปลีกซีดีรอมและเทปในห้างสรรพสินค้า มีลูกจ้าง 5,000 คนใน 310 สาขาทั่วสหรัฐ
ปัญหา : มีการแข่งขันกับร้านค้าปลีกที่ใหญ่กว่า อาทิเช่น Best Buy และ Circuit City ในขณะเดียวกันก็ยังต้องแข่งขันกับร้านค้าขนาดเล็กด้วย จึงใช้เกณฑ์การตั้งราคาขึ้นอยู่กับแต่ละร้านค้าหรือสถานการณ์ในการแข่งขัน และลดราคาให้แก่ลูกค้าที่มาใช้บริการบ่อยๆ
แนวทางในการแก้ปัญหา : ใช้ซอฟต์แวร์ในการตั้งราคาให้หลากหลาย เพื่อดึงดูดและเก็บรักษาลูกค้าไว้
โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีสารสนเทศ : Richter System ทำงานบน Hewlett-Packard 9000 Server Camelot’s Data Warehouse ทำงานบน ICL Gold Rush Mega Server ใช้ฐานข้อมูล Informix และซอฟต์แวร์ Micro Strategies DSS
ค่าใช้จ่ายของการใช้เทคโนโลยี : ระหว่าง 750,000 - 1 ล้านเหรียญสหรัฐ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหานี้
สิ่งที่จะได้รับกลับคืน : (Return of Investment : RO I) เพื่อเพิ่มยอดขายอย่างน้อย 1 ใน 10 ของ 1 % ซึ่งจะทำให้เกิดการสะสมของรายได้ อันจะทำให้ถึงจุดคุ้มทุนจากการลงทุนในอีก 2 ปีข้างหน้า
ชาลี มาช CIO ของบริษัทต้องเผชิญกับปัญหายอดขายตกในแต่ละสาขา และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการค้าปลีกขนาดใหญ่และในห้างสรรพสินค้า มาชได้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการตั้งราคาโดยขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้ง ร้านค้า สถานการณ์ในการแข่งขัน และให้ส่วนลดแก่ลูกค้าที่มาใช้บริการบ่อย ซึ่งกุญแจของความสำเร็จ คือ โครงสร้างการตั้งราคาขายไม่ตายตัว ที่ใช้ซอฟต์แวร์ Richter Automated Merchandising Systems (RAMS)
ในอดีต ผู้บริหารของบริษัทไม่ได้กังวลถึงคู่แข่งอย่าง Best Buy และ Circuit City และร้านค้าอื่นๆ มากนัก เนื่องจากร้านเหล่านั้นขายสินค้าน้อยกว่า แต่ 3 ปีที่ผ่านมาเกมส์ทางธุรกิจได้เปลี่ยนไป Best Buy ตั้งราคาขายถูกกว่า 2-5 เหรียญ อันทำให้ยอดขายของบริษัทลดลง เมื่อสนามแข่งขันทางการค้าได้เปลี่ยนไป บริษัทจึงปรับปรุงตัวเองและกำหนดราคาขายที่ดีกว่าคู่แข่งเพื่อให้สามารถอยู่ได้ในเกมส์นี้ แต่ปัญหาคือ เกณฑ์การตั้งราคาแบบใดจึงจะเหมาะสมกับการแข่งขัน ในขณะที่สาขาบางแห่งก็ไม่ได้แข่งขันกับใครเลย
บริษัทได้ติดตั้ง RAMS ทำงานบน HP 9000 Enterprise Server ดำเนินงานด้านระบบการตลาดสำหรับลูกค้าบนซอฟต์แวร์คลังข้อมูล และใช้ Corema ในส่วนของการบริหารการตลาดเชิงลูกค้าสัมพันธ์ เพื่อเก็บรายชื่อลูกค้า 2.25 ล้านรายที่ซื้อสินค้าที่ซื้อบ่อย เพื่อให้คูปอง 5 เหรียญสำหรับการซื้อครั้งต่อไป
ผลที่ได้ หลังจากนั้น 2 เดือน ลูกค้าที่มาใช้บริการบ่อยกว่า 90 เปอร์เซ็นต์กลับมาซื้อสินค้าอีก
แนวคิดเชิงระบบ
โดยทั่วไปเราจะรู้จักคุ้นเคยกับคำว่า “ระบบ” หรือคำในภาษาอังกฤษว่า “System” พอสมควรในทางวิทยาศาสตร์เราจะพูดถึงระบบสุริยะจักรวาล ระบบโมเลกุลในร่างกายมนุษย์ เรามีระบบหมุนเวียนของ โลหิต ระบบประสาท ระบบการขับถ่ายของเสียในร่างกายสำหรับใช้ในชีวิตประจำวัน เราคุ้นเคยกับคำว่า ระบบการศึกษา ระบบโรงเรียนและระบบการเรียนการสอน เป็นต้น
คำว่า “ระบบ” ไม่ว่าจะพูดในลักษณะใดก็ตาม จะหมายถึงสิ่งต่างๆที่รวมกัน ซึ่งแสดงถึงองค์ประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบนั้นๆ อย่างชัดเจน องค์ประกอบของระบบแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังต่อไปนี้
1) องค์ประกอบในระบบ
ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วน ดังนี้
1.1) ปัจจัยนำเข้า (Input) อาจได้แก่วัสดุ อุปกรณ์ วัตถุดิบ แรงงาน เงินทุน ทรัพยากรต่างๆ รวมไปถึงเวลาและสถานที่
1.2) กระบวนการ (Process) ได้แก่ เทคนิควิธี ขั้นตอนการดำเนินงานต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ
1.3) ผลที่ได้รับหรือผลผลิต (Output) เป็นผลที่ได้รับจากปัจจัยนำเข้าและกระบวนการทั้งหมด ผลผลิตเป็นสิ่งที่ต้องการในขั้นสุดท้ายของระบบ ผลผลิตอาจเป็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือหลายๆอย่างรวมกัน เช่น ในกระบวนการผลิตสินค้า ก็อาจหมายถึงการเพิ่มคุณภาพ การเพิ่มจำนวน การยืดอายุผลผลิต การเปลี่ยนรูปผลิตภัณฑ์ การลดต้นทุน การผลิต การลดต้นทุนการขนส่ง ลดอุบัติเหตุ หรือการเปลี่ยนแปลงในด้านดี อื่นๆ เป็นต้น
ในระบบจะต้องมีการตรวจสอบอยู่ทุกขั้นตอน เรียกว่า Feedback หรือข้อมูลย้อนกลับ ซึ่งเป็นการบอกให้รู้ว่าแต่ละขั้นตอนดี หรือไม่ดีเพียงใด อย่างใด ตัวอย่างเช่น ในกรรมวิธีการผลิต ถ้าในด้านปัจจัยนำเข้าหรือ Input ต้องมีการตรวจสอบดูว่าวัตถุดิบที่ใช้ มีคุณภาพตรงตามความต้องการหรือไม่ อาจรวมไปถึงกรรมวิธีในการสั่งซื้อวัตถุดิบ การเก็บรักษา การขนส่ง เป็นต้น ในด้านกระบวนการผลิตอาจจะต้องตรวจสอบดูสูตรการผลิต การทำงานของเครื่องจักร การแบ่งหน้าที่ทำงาน การมอบหมายความรับผิดชอบ วิธีสั่งการ การควบคุม การรายงานเป็นต้น สำหรับด้านผลผลิตนั้นต้องตรวจสอบดูว่าผลผลิตที่ได้ มีปริมาณและคุณภาพตรงกับความต้องการหรือไม่ ตรงกับความต้องการของตลาดแล้วหรือยัง ยังมีส่วนจะต้องปรับปรุง พัฒนาขึ้นอย่างไร ดังนี้เป็นต้น
2) องค์ประกอบที่อยู่นอกระบบ
โดยทั่วไปมักมีองค์ประกอบอื่นที่อยู่นอกระบบ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบที่สำคัญ 3 ประการ ดังนี้
2.1) ทรัพยากร ได้แก่ ปัจจัยด้านมนุษย์ เงิน วัสดุ ทรัพยากรธรรมชาติ เป็นต้น
2.2) ความคาดหวัง ได้แก่ ความคาดหวังของผู้ผลิต ของลูกค้า พ่อค้า รัฐบาล ชุมชน ตลอดจนประชาชนทั่วไป
2.3) สภาพแวดล้อม เช่น ภาวะการตลาด ภาวะเศรษฐกิจ เทคโนโลยี การปกครอง การเมือง และสังคม เป็นต้น
ความสำคัญของการนำแนวคิดเชิงระบบไปใช้ในการปฏิบัติงาน
1) แนวคิดเชิงระบบเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถกำหนดกรอบการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถมองเห็น กระบวนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ
2) ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม เนื่องจากสามารถสื่อสารกระบวนการทำงานทุกขั้นตอนกับทีมงาน ได้กระจ่างชัด ซึ่งทำให้สามารถอธิบาย หรือแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆในมุมมองที่กว้าง
3) ทำให้มองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้น หรือสิ่งที่กำลังปฏิบัติอยู่ ความผิดพลาดต่างๆที่เกิดจากระบบ จะทำให้สามารถมองเห็นได้ชัดเจนและหาวิธีแก้ไขได้ถูกต้องทันท่วงที ซึ่งเป็นผลดีทั้งในระยะสั้นและระยาว
4) ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คือ มีความถูกต้อง ประหยัดค่าใช้จ่าย ทันตามเวลาที่กำหนดและสอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
การสร้างต้นแบบ (Prototyping)
คือการสร้างต้นแบบของระบบงานใหม่ที่ต้องการ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจระบบได้ง่ายขึ้น
วิธีการสร้างต้นแบบ มี 2 วิธี
1. System Prototyping คือการสร้างแบบจำลองการทำงานของระบบสารสนเทศที่มีรูปแบบครบตามการทำงานจริงและจะถูกนำไปพัฒนาต่อ
2. Design Prototyping หรือ Throwaway Prototyping คือการสร้างแบบจำลองเพื่อตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้ หลังจากผู้ใช้เห็นด้วยกับการออกแบบ ต้นแบบนั้นจะไม่มีการนำมาใช้อีก และการพัฒนาจะทำต่อจากการออกแบบ
ผลที่ได้รับจากการสร้างต้นแบบ(Benefits of prototyping)
1. สามารถหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดระหว่างผู้ใช้และผู้พัฒนาระบบ
2. ผู้พัฒนาระบบสามารถสร้างรายละเอียดที่ถูกต้องได้
3. ผู้จัดการระบบสามารถประเมินแบบจำลองในการใช้งานได้
4. นักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้ต้นแบบในการทดสอบระบบและการทำงานในแต่ละขั้นตอน
5. ต้นแบบสามารถลดความเสี่ยงในการทำระบบได้
ปัญหาที่สำคัญของการทำต้นแบบ
1. การใช้ต้นแบบประกอบการพัฒนาที่รวดเร็วอาจทำให้เกิดปัญหาที่มองไม่เห็น และจะเห็นอีกครั้งเมื่อระบบได้พัฒนาเสร็จและถูกนำมาใช้ จึงทำให้แก้ไขได้ยาก
2. การทำงานบางอย่างอาจไม่สามารถทดสอบได้ในต้นแบบ เช่น ความเชื่อถือได้ การบำรุงรักษาระบบ
3. ต้นแบบที่ซับซ้อนจะทำให้ระบบเทอะทะและยากต่อการจัดการ
เครื่องมือในการทำต้นแบบ
1. CASE Tools
2. Application Generators หรือ Code Generators เป็น การเขียนโปรแกรมด้วยภาษา 4GL(Delphi,PowerBuilder,MS.Visual Basic)ภาษาNonprocedural(C++,Java)และ Procedural(COBOL)
3. Report Generators หรือ Report Writer เป็นการออกแบบด้วยโปรแกรมที่ใช้สร้างรายงาน เช่น Crystal Report อาจเป็นการรายงานจำลอง (Mock-up Report) สำหรับตรวจทานก่อนการออกแบบขั้นสุดท้าย
4. Screen Generators หรือ Form Generator ใช้ภาษา 4GL ช่วยให้ออกแบบส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (Interface) และรูปแบบการนำเข้าข้อมูล
ที่มา : http://www.no-poor.com/misandflash/mis_ch3.htm
http://panchalee.wordpress.com/2009/04/28/system-concept/
นางสาวอมรรัตน์ ระดมบุญ ชั้น บ.กจ. 3/2
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น