สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็คโทนิค การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย
ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่
CryptBot Hi-Secure e-Office™ประกอบด้วย 2 ระบบหลัก คือ"ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" (e-Document System)และ "ระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์"(e-Management System) ซึ่งแต่ละระบบจะมี Modules ย่อยอีกหลาย Module ที่ทำงานสัมพันธ์กัน อาทิ ระบบสร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form/e-Document - e-Workflow - Electronic/e-/Digital Signature) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Archives) ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet) ระบบจองห้องประชุมและทรัพย์สินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting Room/Asset Reservation) ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document Circulation) ระบบงบประมาณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Budget) ระบบบริหารงานโครงการอิเล็กทรอนิกส์และวัดผลสัมฤทธิ์(KPI) (e-Project Management & KPI) ระบบการเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Finance) ระบบพัสดุ/จัดซื้อ-จัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ (e-Procurement/e-Purchasing) ระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Accounting) และระบบบุคลากรอิเล็กทรอนิกส์ (e-Personnel/HRM: Human Resource Management) เป็นต้น โดย Modules ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (รวมทั้งระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) จะทำหน้าที่เป็นแกนหลักก็คือ "การสร้าง-ส่ง/เวียน-ลงนาม" ซึ่งทำหน้าที่สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน e-Form ของระบบงานต่างๆ เช่น สร้างเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้าง ที่เมื่อผ่านการอนุมัติและลงนามดิจิทัลแล้ว จะสามารถนำข้อมูลไปประมวลผลเพื่อ "แปลงร่าง" (Transform) เป็น "ใบสั่งซื้อ" ได้ เป็นต้น ฉะนั้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) จึงใช้เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูลและประมวลผลให้กับระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ อย่าง ระบบงบประมาณ พัสดุ/จัดซื้อ-จัดจ้าง การเงิน บัญชี การขาย การผลิต และบุคลากร เป็นต้น ได้ ซึ่งช่วยลดภาระการนำเข้าข้อมูลซ้ำซากได้ และเชื่อมโยงทุกระบบโปรแกรมให้ทำงานร่วมกันเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว
ที่มา : http://www.eofficeservice.com/
นางสาวอมรรัตน์ ระดมบุญ ชั้น บ.กจ.3/2
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น